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Prévenir plutôt que guérir grâce à la santé mentale.
Qu’il résulte d’événements extérieurs au travail, de maladies liées à l’activité professionnelle ou d’un manque d’engagement, l’absentéisme est un fléau pour les entreprises. Il peut en effet avoir un impact significatif sur la productivité et le fonctionnement d’une organisation. L’augmentation de l’absentéisme peut aussi jouer défavorablement sur la santé mentale des salariés, qui doit être un point de préoccupation majeure pour les employeurs.
Toutefois, en mettant en place des indicateurs comme le taux d’absentéisme et en étudiant les causes de ce phénomène, une entreprise peut mettre en œuvre une stratégie pour gérer et réduire l’absentéisme.
Explorons en détail ce qu’est le taux d’absentéisme, comment et pourquoi le calculer, et de quelle manière utiliser cet indicateur.
Revenons dans un premier temps sur la définition de l’absentéisme, qui consiste dans le fait pour un salarié d’être absent de son lieu de travail (y compris en télétravail), alors qu’il devrait être présent.
On parle d’absentéisme quand cette absence est régulière ou prolongée, et généralement lorsqu’elle est imprévisible. D’autres critères permettent de distinguer les formes d’absentéisme, comme le fait qu’il soit de courte durée ou de longue durée, ou encore qu’il s’agisse d’une absence justifiée (ex. : arrêt maladie, accident de travail, congé pour événement familial, etc.) ou injustifiée.
Le taux d’absentéisme consiste tout simplement à mesurer cet absentéisme, c’est-à-dire à évaluer la part de salariés absents sur l’ensemble du personnel et/ou à évaluer la part d’heures et de jours d’absences sur la totalité des heures et des jours normalement travaillés au sein de l’entreprise.
Comme pour de nombreuses autres problématiques de ressources humaines, comprendre la cause de l’absentéisme et savoir le quantifier permet de mettre en place les mesures adaptées, tant pour la prévention des absences que pour leur gestion.
Pour cela, le premier moyen à la disposition des entreprises est le calcul du taux d’absentéisme. Différentes méthodes sont possibles, dont la formule simple suivante :
nombre total de jours d’absence sur une période (année, trimestre, mois, etc.) / nombre de jours ouvrables (entre 20 et 25 en général) x 100.
On peut aussi calculer le taux d’absentéisme en prenant les heures d’absence comme unité principale, plutôt que les jours. Dans ce cas, on reprend la formule précédente et on multiplie le nombre de jours d’absence par le nombre d’heures travaillées par jour et le nombre de jours ouvrables par le nombre d’heures travaillées chaque jour ET par le nombre de collaborateurs. C’est d’ailleurs la formule la plus communément utilisée lors d’enquêtes indépendantes ou par les ressources humaines elles-mêmes.
Un exemple concret permet de mieux comprendre ce calcul. Imaginons qu’une entreprise emploie 30 salariés, qui ont un contrat classique de 35h, soit 7 heures de travail par jour, sur 22 jours ouvrables. Si, sur le premier trimestre de l’année, il y a eu au total 45 jours d’absence, le calcul est le suivant = (45x7) / (22x7x30) x 100 = 6,82. Ainsi, le taux d’absentéisme dans l’entreprise sur ce trimestre était de 6,8 % environ.
Cela donne des taux qu’il est possible de décliner à l’échelle de l’entreprise dans sa globalité, mais aussi d’un secteur ou d’une équipe. Il peut aussi permettre de comparer l’absentéisme sur différentes périodes.
Toute absence d’un collaborateur n’est pas à intégrer dans le calcul du taux d’absentéisme. En effet, certaines absences prévisibles sont exclues, comme les congés payés, les congés maternité et paternité ou encore les périodes de formation. En France, les jours de grève ne sont pas non plus comptabilisés.
En revanche, l’absentéisme concerne des situations comme les arrêts maladie, les accidents de travail, les maladies professionnelles, les congés pour événements familiaux, etc. Ce sont ici des absences justifiées, mais qui ont un certain caractère d’imprévisibilité. Les calculs doivent également inclure les absences injustifiées, qui constituent quant à elles des fautes professionnelles. Cela concerne les absences sans autorisation préalable de l’employeur (ex. : avoir fait une demande de congé payé ou de RTT qui a été validée) et/ou sans motif d’excuse valable et justifiée (ex. : maladie, grève qui oblige à garder des enfants en bas âge à la maison, etc.).
L’absentéisme peut avoir des répercussions considérables sur une entreprise : baisse de la productivité et de la rentabilité, hausse de certains coûts opérationnels, effet néfaste sur l’ambiance de travail et le bien-être des salariés, turnover, remise en cause de l’image, de la réputation et de l’attractivité de l’entreprise, etc.
Mais dans ce cas précis, est-ce l’absentéisme qui est réellement en cause, ou d’autres facteurs ? Le calcul du taux d’absentéisme peut vous aider à répondre partiellement à cette question. S’il est particulièrement bas, cela peut signifier que les éventuels problèmes rencontrés par votre organisation et par les collaborateurs ne sont pas directement liés à l’absentéisme, mais peut-être à la conjoncture, à un manque d’investissement, à une stratégie commerciale inadaptée, etc. Ou peut-être que ce taux d'absentéisme bas est simplement le reflet d’une entreprise en bonne santé, où le personnel est épanoui.
En revanche, si le taux est plus élevé que la moyenne, cela peut être le signe de dysfonctionnements auxquels il faudra s’attaquer pour pouvoir réduire au minimum le coût de l’absentéisme en entreprise et toutes ses conséquences. Car cela va bien au-delà de coûts supplémentaires engendrés par la nécessité d’embaucher et peut impacter toute une équipe, voire l’ensemble de l’activité par effet boule de neige.
Une autre bonne raison de déterminer le taux d’absentéisme, ainsi que des indicateurs afférents, c’est qu’il s’agit d’un calcul très simple à mettre en place, avec seulement quelques données. Cet indicateur chiffré permet aussi des comparaisons rapides, d’autant plus faciles que les chiffres sont intégrés dans un tableau de bord qui permet de visualiser et de trier les données.
Comme avec n’importe quels indicateurs, le seul fait de collecter des chiffres n’a aucune utilité s’ils ne sont pas analysés correctement. C’est aussi vrai avec le taux d’absentéisme, qui mérite des comparaisons et un suivi régulier pour permettre de comprendre une situation et d’analyser les retombées de mesures mises en place.
Dans un premier temps, il est essentiel de comparer le pourcentage d’absentéisme dans votre organisation avec la moyenne nationale. Le baromètre d’AG2R La Mondiale publié en 2023 fait état d’un taux en hausse, oscillant entre 5,5 et 7 % entre 2019 et 2022 en France. Ainsi, si le taux dans votre entreprise est sous la barre des 5 %, vous pouvez considérer cela comme un très bon résultat. En revanche, si le pourcentage dépasse les 9-10 %, cela mérite une attention plus particulière. Il est alors essentiel d’analyser d’autres indicateurs pour comprendre les causes de cet absentéisme pour agir en conséquence : les conditions de travail garantissent-elles le bien-être du personnel ? Y a-t-il beaucoup d’accidents du travail ? Les salariés ont-ils des missions, une rémunération et des perspectives d’évolution suffisamment motivantes, etc. ?
Outre cette comparaison avec la moyenne, il est important d’analyser les taux en fonction des périodes (ex. : d’un mois à l’autre, d’une année sur l’autre) et des secteurs de l’entreprise, pour mieux comprendre les facteurs qui expliquent l’absentéisme. Par exemple, si un service comptabilise un taux plus élevé qu’un autre, peut-être est-ce dû au management ou bien à des horaires qui ne permettent pas un aussi bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée que dans les autres départements.
De même, si vous constatez que certaines périodes connaissent des taux d’absentéisme plus élevés de façon récurrente, il peut être judicieux de les anticiper en réajustant la charge de travail sans attendre la dernière minute, en dialoguant avec les salariés, etc. Il faut garder à l’esprit qu’un taux zéro d’absentéisme n’est en effet pas atteignable.
Au-delà des solutions préventives pour réduire les absences (poste de travail ergonomique avec des outils performants, rémunération plus juste, reconnaissance de la part des managers, etc.), une organisation doit donc aussi travailler sur sa gestion des absences, et dans ce cadre, des outils comme le taux d’absentéisme se révèlent utiles. Ils permettent d’anticiper, d’ajuster et in fine de lutter contre le cercle vicieux de l’absentéisme au travail.
D’autres solutions sont plus particulièrement adaptées pour assurer le bien-être des collaborateurs, facteur décisif pour réduire le taux d’absentéisme. teale a développé une solution de Santé Mentale basée sur les sciences cognitives et la data pour améliorer les performances de l’ensemble de l'organisation. Cet outil s’adresse à la fois aux ressources humaines, aux managers et aux salariés eux-mêmes, pour une gestion globale de la santé mentale au travail à travers un indice de santé mentale associé à des programmes bien-être sur mesure, des séances avec des coaches, des ateliers collectifs répondant aux besoins des équipes, un tableau de bord pour analyser les indices de santé mentale, leur évolution et les facteurs qui les influencent, etc. L’ application représente ainsi une aide précieuse pour agir de manière préventive face à l’absentéisme et pour améliorer continuellement les conditions de travail.
